翻訳横丁の裏路地

We can do anything we want to do if we stick to it long enough.

報告資料をわざわざ作らない

今日のネタは、サラリーマン向け。

どんな仕事でも同じだと思うが、サラリーマンたるもの、仕事をしていると、上司や関係者へ仕事の進捗や問題点などを報告したり、説明する機会が多くあるもの。

良く見掛けるのは、その報告のためにわざわざ毎回、資料を作っている人。この資料作成の時間は馬鹿になりません。

この資料作成の時間に、一体、何をやっているのでしょうか?

頭の整理?、情報のとりまとめ?、それって情報の転記作業をやっているだけではないの?、どこから情報を持ってきてる?、メール?ノート?

どちらにしても、報告のために資料準備する作業自体は、とても無駄な作業が多いのです。

どんな仕事をしていても、情報をノートに取ったり、記録すると思いますが、最初から報告できる形でノート/記録を取れば、わざわざ資料を別に準備する時間が節約できる筈ですよね。

ですから、発想を変えて、最初から報告資料を作るつもりでノートをつける、もしくは記録をする癖をつけましょう。そういうやり方をすると、物事をまとめる能力も要求されるので、一石二鳥です。

まだ、ワープロがそれほど普及してない時代は、手書きで報告等を書いていましたが、その当時の上司に言われた方法は、「ノートを取るときに報告書を書くように書いてしまえ」というやり方でした。報告が必要になったら、そのノートをコピーして上司に渡して説明すれば、報告できる訳です。

報告する内容というのは、まとめる作業は既にされているという前提に立つと、実は、その報告のタイミング毎に過去情報からの進捗情報を整理して盛り込むだけという場合が多いですので、そのアップデート情報を上手く古い報告資料に盛り込めれば、そのまま報告書として使える事になります。

現代は、コンピュータを使った記録が主流で、変更も容易です。何か自分なりの報告フォームを作っておき、そこに常にノートを書いたり、記録を取り、情報をアップデートするようにすれば、報告の必要な時はそれをそのまま利用する事が出来ます。

私が実際にやった方法は、報告にプレゼン資料を使う事が多い職場だったので、パワーポイントに必要な項目を羅列して、そこに業務進捗等の情報を逐次メモするようにしていました。勿論、案件ごとにファイルを分けて管理していました。

報告が必要になったら、その資料を印刷してしまえば報告資料になります。

仕事の意識を変えるという意味でも有効な手段ですから、自分なりの方法を編み出して、試してみては如何でしょうか?

作成者: Terry Saito

某社翻訳部門の中の人です。 詳細は、以下のURLよりどうぞ。 https://terrysaito.com/about/

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