翻訳依頼されてくる文書に、時々、エクセルで作成されたものを見掛ける。1シートが1ページになっていて、文書のページ数分のシートが存在している。そして、1つのセルにダラダラと日本語が書き連れられ、右マージンを超えそうなところで文章がポッキリと折られ、ひとつ下のセルに続きが入力されている。テキストボックス内も、文がポキポキと折られている。もはや、節とか段落とか考慮されているわけもなく、日本語の文字の羅列があちこちのセルに散在しているようなエクセル文書を見るたびに溜息を吐いてしまう。

最近、エクセルをワープロのように使おうという趣旨の記事が、SNSを流れてきた。そして、一斉に複数の翻訳者さん達が悲鳴をあげていた。もっともな話である。そんなものを普及されて、エクセル文書がどんどん翻訳依頼されてきたらと考えると背筋が凍る。

エクセルを文書作成に使うなら、以下の場合に限定せよ

エクセルを文書作成に使用して良い条件は、以下のような場合だと思う。

• 単発の文書で、今後、改訂されることがない。
• 翻訳されない｡

つまり、自分一人で完結し門外不出ならば、どうぞどうぞ、勝手にお使いくださいということになる。しかし、作成された文書（ファイル）を、後に誰かが改訂しなくてはならないとか、翻訳する可能性があるのなら、絶対にやめた方がいい。

エクセルで作成された文書は、改訂や翻訳に向かない

ワード文書などと比較すると、改訂に伴う作業時間が増大すると思われる。数文字の追加のために、ポキポキ折れた文をさらに別の箇所でポッキリ折って、溢れた文字を次のセルの文にくっつけて、またポッキリ折って…なんて非生産的な作業を何度も繰り返さなくてはならない。極め付けは、ページを跨ぐような事態になった場合、帳尻合わせが大変になる。

エクセル文書を翻訳する場合も、これまた大変な作業になる。全ての翻訳対象文はテキストボックスやセルに入っているので、それぞれのオブジェクトをクリックしては作業をするという繰り返しとなる。つまり、通常より余計な工数が掛かることになる。また、英訳であれば日本語より当然、文が長くなるわけで、そうすると行の長さを合わせるためのポキポキ折りや、オブジェクトに収まるようにフォントサイズを変えたりオブジェクトのサイズを変えたりと、これまた余計な工数が必要となる。加えて、文節とかパラグラフとかといった概念が吹っ飛んでいるので、翻訳ツールとの相性も悪く、翻訳するにも品質保証するにも余計な時間や手間が必要となる。（もちろん、そう言ったことを考慮してシートにいろいろな設定を盛り込んで回避することも可能だが、エクセルで文書作成する人の多くが、そういった技術を知らずに単純に入力している傾向が強い）

翻訳をする立場からすれば、そういう追加作業や付随作業はしっかりとお金を頂戴すれば良いことなのだが、文書作成する側から見れば、余計な費用や時間が改訂や翻訳で掛かることになってしまう。

つまり、改訂や翻訳が必要だと分かっている文書をエクセルで作成するのは、結果的に割高になる。

エクセルで文書作成している人は、多分、昔の日本語ワープロ意識が抜けないからだろうと思う。方眼紙エクセルなど、まさしくその最たるもの。ワードの使い方技術を全く伸ばそうとしない人に多いのだろう。エクセルを使った文書作成は、かなり独り善がりなやり方だと言っていいと思う。改訂や翻訳の必要な文書作成は、ワードでおこなうように、自己のＰＣ技術を高めて欲しいと切に願う。