翻訳横丁の裏路地

We can do anything we want to do if we stick to it long enough.

送付する文書、気を遣ってますか?

翻訳会社へ提出する書類にはさまざまなものがありますが、それらのファイルを電子メールで送信するとき、ファイル形式やパスワード、どうしていますか?

資料を受け取る側の翻訳会社の立場で私が考えたとき、この方が好ましい、こうして欲しいというやり方は、以下のとおり。

  • 履歴書、職務経歴書など個人情報
    PDFにして、PDFにパスワードを掛けてから送付する。
    ※何かの間違いで、送付先から他所へファイルが渡っても、閲覧できないような工夫をしておきましょう。

以前、ある応募者のエゴサーチをしていたら、某翻訳会社が、応募翻訳者の履歴書や職務経歴書を誰でも閲覧できるインターネット上に保存(公開?)しているのを発見したことがあります。概ね受領した形のまま保存するでしょうから、仮に、保存されたファイルにパスワードが掛かっていなければ、誰でも中身を閲覧することができ、あなたの個人情報はダダ洩れになるわけです。
つまり、自己防衛のためにも個人情報を含むファイルには、ファイル自体にパスワードを掛けておくことを強くお勧めします。
※応募書類などのファイル形式やパスワードの使い方を見て、その方の「取り扱う情報への感度」を評価しているところもあるようです。

  • 見積書、請求書
    PDFにして送付する。
    受領側が数字をいじれるという状況は、のちにいろいろなトラブルを起こす可能性がありますので、例えば Word とか Excel ファイルのようなもので送付するのは(例えパスワードを掛けても)避けてほしいです。
  • 翻訳物や関連資料など
    各々のファイルにパスワードを掛けるのではなく、すべてのファイルを書庫ファイルにし、書庫ファイルにパスワードを掛けて送付する。
    ただし、原稿ファイルにパスワードが掛かっていた場合は、パスワードはそのまま。

ファイル毎にパスワードが掛かっていると、作業工数が増えてしまうため嫌われます。したがって、送付する全ファイルを1つの書庫ファイルに圧縮し、その書庫ファイルにパスワードを設定するようにすれば、解凍時にパスワードを入力するだけで済みます。

きっと、取引する会社によって指示が変わると思いますから、気になったら、一度翻訳会社に聞いていると良いでしょう。

作成者: Terry Saito

某社翻訳部門の中の人です。 詳細は、以下のURLよりどうぞ。 https://terrysaito.com/about/

コメントは受け付けていません。