日々受領する翻訳案件。原稿のファイル形式にはいろいろなものがありますね。マイクロソフトオフィス製品がメインになりますが、ワード、エクセル、パワーポイント、そしてときどきPDFやHTMLなども原稿ファイルとして提供されることがあります。

そういった原稿を眺めていると、ワードで作成した方が遙かに効率的で、その後の文書管理や改訂もやりやすいだろうと思うものに出会います。例えば、翻訳者さんの間でときどき話題になるのは、エクセルシートを方眼紙のようにレイアウトして作成された文書や、パワーポイントを使って作成された文書などです。エクセルを使って規程書や仕様書を作成したものをよく見ますが、１頁が１シートになっていて、おまけに１文章が数セルにボキボキ折られて入力されている。文章の修正や追加が入れば、そのセル内の文字列を修正して行の長さを目視で合わせながら、セル間で文字をカットアンドペースト。さらに、章でも移動になるものなら、その章を他のシートへ移動して１頁の長さを揃えるために他の部分をさらに移動して、そしてさらに…といった具合に複数シートが修正の対象となったりします。また、画像を入れたいからと、わざわざパワーポイントを使って文書作成されているクライアントもいます。すべての文章がテキストボックスに入っているわけで、これも改訂が入ると大変更が必要となり、どちらも作成や改訂に「やたらと工数の掛かる」文書になります。

ワードで作成した方が効率的であるにも関わらず、エクセルやパワーポイントを使用して文書作成してしまう理由には以下のようなものがあるのでしょう。

1. 昔のワープロ世代はワードが使いづらく感じていて、つい、エクセルやパワーポイントを使ってしまう。(最初から学ぶ気持ちがない。もう歳だし、新しいことが頭に入らないもん)
2. ワードの使い方を知らない。学ばない。(学ぶべきものという意識もない。)
3. スペースやタブ、そして文字を打ち込めば、とりあえず見た目は文書になるから、他の機能を知る必要がない。だから、ワードを学ぼうという気持ちにならない。(取りあえず使えてるからいいぢゃん)
4. ワードを学ぶ機会が無い。(学ぶ必要性は認識してるけど、その機会がない。)
5. 文書作成にルールがない。(何をやったって自由だ。好きなやり方でやる。)
6. ライティングの教育がない。(別に行の途中で改行したってOKでしょ？)

もし、ワードの基本的な機能を知っていれば、こういった「やたら工数の掛かる」ファイル形式を選んで文書作成することもなく、ワードで作成されるのではないかと思うのです。

あるお客さんとこの件で議論をしたことがあります。将来、文書改訂があることを分かっている文書や、翻訳が必要となる文書ならば、目的に合わないエクセルやパワーポイントの使用は避けて、ワードによる文書作成がされるよう社内教育された方が良いですよとアドバイスしました。しかし、お話を伺ってみれば、企業内にマイクロソフト製品の研修制度を持っていても、エクセルやパワーポイントの研修はあってもワードの研修は無いのだそうです。このことは逆に捉えれば、企業内で文書作成や文書管理に掛かる工数（費用）を認識しておらず、また、そのことの重要性を認識していないということになります。結構、根の深い問題なのかもしれないと感じました。

企業内で文書を作成・管理する部門の方にお願いしたい。文書作成する全社員にワードの研修も是非受けさせて欲しい。もしくは受講できるワード研修を提供して欲しい。文書作成の工数が削減されるだろうし、改訂などによる管理工数も削減することでしょう。さらに翻訳に掛かる費用も安くなるはずです。是非、ご検討を。

 

[関連記事] エクセルを文書作成に使うな