翻訳横丁の裏路地

We can do anything we want to do if we stick to it long enough.


企業内で Microsoft Wordの教育を

日々受領する翻訳案件。原稿のファイル形式にはいろいろなものがありますね。マイクロソフトオフィス製品がメインになりますが、ワード、エクセル、パワーポイント、そしてときどきPDFやHTMLなども原稿ファイルとして提供されることがあります。

そういった原稿を眺めていると、ワードで作成した方が遙かに効率的で、その後の文書管理や改訂もやりやすいだろうと思うものに出会います。例えば、翻訳者さんの間でときどき話題になるのは、エクセルシートを方眼紙のようにレイアウトして作成された文書や、パワーポイントを使って作成された文書などです。エクセルを使って規程書や仕様書を作成したものをよく見ますが、1頁が1シートになっていて、おまけに1文章が数セルにボキボキ折られて入力されている。文章の修正や追加が入れば、そのセル内の文字列を修正して行の長さを目視で合わせながら、セル間で文字をカットアンドペースト。さらに、章でも移動になるものなら、その章を他のシートへ移動して1頁の長さを揃えるために他の部分をさらに移動して、そしてさらに…といった具合に複数シートが修正の対象となったりします。また、画像を入れたいからと、わざわざパワーポイントを使って文書作成されているクライアントもいます。すべての文章がテキストボックスに入っているわけで、これも改訂が入ると大変更が必要となり、どちらも作成や改訂に「やたらと工数の掛かる」文書になります。

ワードで作成した方が効率的であるにも関わらず、エクセルやパワーポイントを使用して文書作成してしまう理由には以下のようなものがあるのでしょう。

  1. 昔のワープロ世代はワードが使いづらく感じていて、つい、エクセルやパワーポイントを使ってしまう。(最初から学ぶ気持ちがない。もう歳だし、新しいことが頭に入らないもん)
  2. ワードの使い方を知らない。学ばない。(学ぶべきものという意識もない。)
  3. スペースやタブ、そして文字を打ち込めば、とりあえず見た目は文書になるから、他の機能を知る必要がない。だから、ワードを学ぼうという気持ちにならない。(取りあえず使えてるからいいぢゃん)
  4. ワードを学ぶ機会が無い。(学ぶ必要性は認識してるけど、その機会がない。)
  5. 文書作成にルールがない。(何をやったって自由だ。好きなやり方でやる。)
  6. ライティングの教育がない。(別に行の途中で改行したってOKでしょ?)

もし、ワードの基本的な機能を知っていれば、こういった「やたら工数の掛かる」ファイル形式を選んで文書作成することもなく、ワードで作成されるのではないかと思うのです。

あるお客さんとこの件で議論をしたことがあります。将来、文書改訂があることを分かっている文書や、翻訳が必要となる文書ならば、目的に合わないエクセルやパワーポイントの使用は避けて、ワードによる文書作成がされるよう社内教育された方が良いですよとアドバイスしました。しかし、お話を伺ってみれば、企業内にマイクロソフト製品の研修制度を持っていても、エクセルやパワーポイントの研修はあってもワードの研修は無いのだそうです。このことは逆に捉えれば、企業内で文書作成や文書管理に掛かる工数(費用)を認識しておらず、また、そのことの重要性を認識していないということになります。結構、根の深い問題なのかもしれないと感じました。

企業内で文書を作成・管理する部門の方にお願いしたい。文書作成する全社員にワードの研修も是非受けさせて欲しい。もしくは受講できるワード研修を提供して欲しい。文書作成の工数が削減されるだろうし、改訂などによる管理工数も削減することでしょう。さらに翻訳に掛かる費用も安くなるはずです。是非、ご検討を。

 

[関連記事] エクセルを文書作成に使うな


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タッチタイピング

先日、日本翻訳連盟が主催する翻訳支援ツール説明会に参加してきた。その中のお題にキーボード練習法というのがあったのだが、キー入力を鍛えるという点で、とても有効な練習法だと思った。

キーボード入力は、翻訳者にとって避けては通れない必須技能だと思うが、故にタッチタイピングは「出来て当たり前」だと思っていた。ところが、しんハム氏が2015年10月に行った翻訳者アンケートによれば、「できない」と答えた方が7%、「一応できる」と少し自信の無い方を含めると30%にもなって、少々驚いた結果になっている。

キーボード入力は、翻訳の効率を考えると、「正確に間違いなく」「速く」打てるに越したことはない。また、翻訳中の思考を妨げない程度の習熟度が必要だと思う。

タッチタイピングを習得するには、いろいろなアプローチがあるようだが、私がどのような方法を採ったか記憶にない。パソコン通信時代のチャットがトレーニングの場だったように思う。ただ、この時は「文字が入力される」事が目的であったため、運指に余り気を遣っておらず、時にいい加減で変な手癖を付けることになってしまった。

昔、日本翻訳連盟でセミナーをさせていただいた時にも言及したのだが、ミスタイプといったポカミス/作業ミスの類は、問題が発生したものを後で見付けて潰すのではなく、最初から発生させない対策アプローチを取るべきであるとお話しした。スペルミスやミスタイプも、間違って打鍵したものを修正するという発想ではなく、最初からミスタイプしないアプローチが必要となる。

私がセミナーで紹介した我流のミスタイプ対策は、単語単位でそのスペルの打鍵パターンを身体の動作記憶に定着させるというアプローチだった。これは、単語のスペルを(単語の発音とともに)一文字づつ脳内で意識して打鍵し、ミスなく正しい打鍵パターンを繰り返すことで身体に覚えさせる。翻訳の作業自体がトレーニングとなるので、改めて練習する時間を必要とせず、また、スペルを覚えられて一石二鳥だった。この方法は「文字が入力される」ことよりも「正しく正確に入力する」ことに主眼を置いた方法なので、上述した「手癖」を治す良い方法になった。

この方法を繰り返していると、入力しようとする単語を脳内で発音しながら打鍵パターンを再生して入力するようなイメージになっていくのだが、そこで仮にミスタイプを起こすと、違和感となって分かるようになる。この方法は、特に簡単な単語ほど有効に働く(長い単語は自ずと確認しながら慎重に入力するので、ミスは発生しづらい)。

キーボード入力は「技能」なので、反復練習しか習得する方法はない。「正確に間違いなく」「速く」打てるタッチタイピングを習得するには、先ずは指のホームポジションを覚え、(キーボードを見ることなく)正しい指でキーを押す練習が必要不可欠に思う。日々のキー入力で面倒がらず、基本に沿った運指で入力するだけで、その後の結果が大きく変わってくると思う。タッチタイピングをまだ習得していないという方は、今日からでも意識して入力してみては如何だろうか?

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【2016/02/25 13:00追記】

さて、私のブログに触発されて高橋聡さんが「# タイピングの話」という記事をブログにアップされましたので、私のブログ記事にも少し追記しておきます。

私は昔からローマ字入力です。「なぜ、かな入力にしなかったのか?」という疑問が残ると思います。高橋さんが書かれているとおり、

「かな入力のほうが打鍵数が少なくて効率的」

と私も考えていますが、タッチタイピングを本格的に意識してキーボードを触り始めた若き頃、私はアメリカ赴任を目指していたという事もあり、頭の中は英文ありきだったんです。つまり、ふたつのキー入力パターンを覚えることは非効率だと考え、英文も日本語もある程度効率的に入力できる折衷案として、必然的にローマ字入力を選択したのですね。

在米中はもっと効率的に入力できないか?とDvorak配列などにも手を出し、東芝dynabook用のフリーソフトウェアを公開したりしましたが、結局、頭で意識せずとも入力できるQWERTY配列によるローマ字入力から離れられなかったのが事実です。何としてもマスターするという意識が低かったのですね。40歳を超えた頃、携帯電話のポケベル入力方式を必死でマスターし、キーを見なくてもメールが打てるほどになっていたのですから、結局、新しいキーボード配列や入力方式を学ぶには、どれだけ必要に迫られ、必死になるかというところに尽きるのだと思います。

タッチタイピングも、翻訳者には必須である…という強い意識を持って取り組む。そこだろうなと思います。


仕事改善の12の視点

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翻訳にともなう周辺作業を改善して、本来の付加価値である翻訳へもっと時間を投入しましょう…という話は以前よりしていることですが、仕事や作業の改善を具体的なイメージに繋げられない方が多いようです。そこで、私が仕事を行っている中で意識している12のポイント(視点)を以下に示します。翻訳という仕事に関わらず、会社勤めの人にも適用できる考え方だと思いますので、少し裾野を広げた書き方にいたします。

1.その仕事をなくせないか?(目的の棚卸)

自分が行っているすべての業務(仕事、作業)について、「なぜ行っているか?」の理由や目的を自分に説明してみてください。もし、目的を考えるのが難しいようならば、「その仕事をなくせないか?」と自分自身に質問してみてください。そうすると言い訳のごとく理由が頭に浮かぶはずです。ただし注意しなくてはならないのは、「エージェントに指示されたから」とか「上司に言われたから」などの「指示」を理由としてはいけません。純粋に、その仕事や作業を何の目的で行っているかを説明してみてください。

明確に説明できましたか?もし、説明できない仕事があれば、それは「改善の余地がある仕事」となります。あなたが「やらなくてもいい仕事」かもしれません。そういった「目的不明な仕事」をリストアップして、それぞれ目的をはっきりとさせるところから改善に繋げます。

2.目的に合った方法か?

目的がはっきりしている仕事に対しても、その目的を実現するために行っている仕事や作業に要するリソース(時間・お金・人など)が見合っているか?という視点で検討します。考え方としては投資リソース対効果を高めることを意識します。具体的な着目点は、この後に示す項目です。

3.情報の転記作業になっていないか?

転記作業ほど馬鹿げた仕事はありません。人間が介在することで付加価値とならず、むしろ仕事の品質を下げてしまいます。(投資する価値なし)

  • なぜ、その情報がそこに必要なのか?
  • どうして、その情報を転記しているのか?
  • どこの情報をどこへ転記しているのか?
  • やめられないか?
  • 機械的に行う方法はないのか?
  • 少なくとも人間の情報認識に頼らない転記方法に移行できないか?

最終目標は、常に「転記作業なし」です。可能な限り、機械的に情報転記が行われることを視点として、仕事やシステムを見直します。

4.タイミングは最適か?

仕事の流れの中で、その仕事や作業をそのタイミングで行うのがベストであるかを考えます。順序を変えることで作業時間を短縮出来たり、間違いを少なくできたりしないかを意識して、仕事を見渡します。

5.誰がやったら最適か?

ひとり完結の翻訳者の場合、関係なさそうに感じると思いますが、これはエージェントやソースクライアントまでを意識して考えるという意味です。「本来、誰がやるべきか」を意識する良い機会になります。(べき論の確立は交渉で必要な理論武装に繋がる)
翻訳会社の中の人は、部署や担当者を意識します。その仕事や作業をより正確に速く行えるのは誰か?どの部署か?という視点で仕事を分析します。

6.もっと速くできないか?

同じ仕事を常に同じ質で「速く」完結させることを考えたとき、何が障害になっているのか?を考えます。速くできない理由を考え、それらに対して改善を図ります。

7.何かと一緒に行えないか?

他の仕事や作業を行うときに、同時に行うと仕事自体をなくせてしまったり、時間を短縮できたりしないかを考えます。例えば、同じ書面を参照しているのに、わざわざ作業ごとにその書類を取り出していたのを、同時作業にすることで取り出しを1回にするといったアプローチが挙げられます。

8.いつも探し回っていませんか?

情報を探すのに「え~っと?」と、毎回、1から探し回っていませんか?仕事に必要な材料を探すのに、脳内で「考える」ようではダメです。すべてをブックマークしたり、インデックス付けしたりして、即情報へ行きつけるように情報管理を改善しましょう。

9.他の人はどうやってる?

井の中の蛙大海を知らずではないですが、ひとりで考えることには限界があります。私が良く使う言葉に「自分の当たり前は他人の宝」というものがあるのですが、これは逆もまた真なりで、他人が行っている当たり前のことが、自分に新たな気付きを生んだり、大きな仕事の改善に繋がったりする。他の翻訳者さんはどうしているんだろう?と興味を持って聞いてみるのは、とても良い結果を生み出します。翻訳会社の中の人であれば、他の職場でのやり方、他社でのやり方なども参考とすべき情報になります。

10.人間の注意力に頼っていませんか?

「注意してやろう」「気をつけるから大丈夫」なんていう根性論的仕事のやり方はダメです。絶対にミスをしますし、そのミスを取り戻すために多大なリソースを無駄に投入する結果になったり、信頼を失う結果になります。「注意力に依存する仕事」を洗い出してみてください。そしてそれらの仕事に対して、1)注意しなくてもできる仕事にできないか?、2)機械的にチェックできないか?、3)機械を使って人間の注意力を高めたり、負担を低減できないか?(WildLightの発想)を考えて、改善しましょう。

会社の中の人に良く見られるのは、システムのまずさを「運用で逃げる」という対処方法です。「運用」とは人間の意識や能力に依存する対処方法で、絶対にミスが出ます。「運用」という言葉に騙されず、誰がやってもミスが出ない方法になるよう改善しましょう。

11.「確認」をなくせませんか?

「確認」を無くすという意識を持つことが大切です。特に、機械やソフトウェアが出力する情報を人間が確認するという作業を定常的にやっていませんか?もし、そうでしたら、その理由を自分へ説明してみてください。例えば、前工程で人間によるデータ入力(転記作業)が行われており、不確実性を含んでいるために(後工程で)確認作業をしているのであれば、その前工程の作業で「完璧」に完了するように作業改善を行えばいいのです。機械がミスするかもしれないからという理由ならば、機械を完璧に仕上げればいいのです。

「確認」という作業は、一度追加すると問題の本質を見えなくしてしまう性質の悪い作業なので、注意が必要です。上流に汚染源があるのに、大きく広がった下流で浄化するには大きなリソース投入が必要になる。「確認」という作業を耳にしたり目にしたら、すぐに「何を確認しているのか?」「確認していることは、どこで作業されているのか?」「なぜ、そこで確実に完了できないのか?」と考える癖をつけましょう。

12.我慢してやってないか?やりづらくないか?

大切なのは「面倒くさい」と感じる気持ちを大切にすることです。やりづらくて煩雑な作業を繰り返して行っているのに痛みを感じないことに危機感を感じてほしい。人間の適応能力のお陰で不感症に陥っていないか、自分の意識の再点検も必要です。「やりづらい」とか「我慢してやってる」と感じられること自体、とても素晴らしい事です。そう感じたら、どう簡素化するかを考えればいいだけです。

みなさんの仕事を見直す一助になれば幸いです。