翻訳横丁の裏路地

We can do anything we want to do if we stick to it long enough.

仕事改善の12の視点

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翻訳にともなう周辺作業を改善して、本来の付加価値である翻訳へもっと時間を投入しましょう…という話は以前よりしていることですが、仕事や作業の改善を具体的なイメージに繋げられない方が多いようです。そこで、私が仕事を行っている中で意識している12のポイント(視点)を以下に示します。翻訳という仕事に関わらず、会社勤めの人にも適用できる考え方だと思いますので、少し裾野を広げた書き方にいたします。

1.その仕事をなくせないか?(目的の棚卸)

自分が行っているすべての業務(仕事、作業)について、「なぜ行っているか?」の理由や目的を自分に説明してみてください。もし、目的を考えるのが難しいようならば、「その仕事をなくせないか?」と自分自身に質問してみてください。そうすると言い訳のごとく理由が頭に浮かぶはずです。ただし注意しなくてはならないのは、「エージェントに指示されたから」とか「上司に言われたから」などの「指示」を理由としてはいけません。純粋に、その仕事や作業を何の目的で行っているかを説明してみてください。

明確に説明できましたか?もし、説明できない仕事があれば、それは「改善の余地がある仕事」となります。あなたが「やらなくてもいい仕事」かもしれません。そういった「目的不明な仕事」をリストアップして、それぞれ目的をはっきりとさせるところから改善に繋げます。

2.目的に合った方法か?

目的がはっきりしている仕事に対しても、その目的を実現するために行っている仕事や作業に要するリソース(時間・お金・人など)が見合っているか?という視点で検討します。考え方としては投資リソース対効果を高めることを意識します。具体的な着目点は、この後に示す項目です。

3.情報の転記作業になっていないか?

転記作業ほど馬鹿げた仕事はありません。人間が介在することで付加価値とならず、むしろ仕事の品質を下げてしまいます。(投資する価値なし)

  • なぜ、その情報がそこに必要なのか?
  • どうして、その情報を転記しているのか?
  • どこの情報をどこへ転記しているのか?
  • やめられないか?
  • 機械的に行う方法はないのか?
  • 少なくとも人間の情報認識に頼らない転記方法に移行できないか?

最終目標は、常に「転記作業なし」です。可能な限り、機械的に情報転記が行われることを視点として、仕事やシステムを見直します。

4.タイミングは最適か?

仕事の流れの中で、その仕事や作業をそのタイミングで行うのがベストであるかを考えます。順序を変えることで作業時間を短縮出来たり、間違いを少なくできたりしないかを意識して、仕事を見渡します。

5.誰がやったら最適か?

ひとり完結の翻訳者の場合、関係なさそうに感じると思いますが、これはエージェントやソースクライアントまでを意識して考えるという意味です。「本来、誰がやるべきか」を意識する良い機会になります。(べき論の確立は交渉で必要な理論武装に繋がる)
翻訳会社の中の人は、部署や担当者を意識します。その仕事や作業をより正確に速く行えるのは誰か?どの部署か?という視点で仕事を分析します。

6.もっと速くできないか?

同じ仕事を常に同じ質で「速く」完結させることを考えたとき、何が障害になっているのか?を考えます。速くできない理由を考え、それらに対して改善を図ります。

7.何かと一緒に行えないか?

他の仕事や作業を行うときに、同時に行うと仕事自体をなくせてしまったり、時間を短縮できたりしないかを考えます。例えば、同じ書面を参照しているのに、わざわざ作業ごとにその書類を取り出していたのを、同時作業にすることで取り出しを1回にするといったアプローチが挙げられます。

8.いつも探し回っていませんか?

情報を探すのに「え~っと?」と、毎回、1から探し回っていませんか?仕事に必要な材料を探すのに、脳内で「考える」ようではダメです。すべてをブックマークしたり、インデックス付けしたりして、即情報へ行きつけるように情報管理を改善しましょう。

9.他の人はどうやってる?

井の中の蛙大海を知らずではないですが、ひとりで考えることには限界があります。私が良く使う言葉に「自分の当たり前は他人の宝」というものがあるのですが、これは逆もまた真なりで、他人が行っている当たり前のことが、自分に新たな気付きを生んだり、大きな仕事の改善に繋がったりする。他の翻訳者さんはどうしているんだろう?と興味を持って聞いてみるのは、とても良い結果を生み出します。翻訳会社の中の人であれば、他の職場でのやり方、他社でのやり方なども参考とすべき情報になります。

10.人間の注意力に頼っていませんか?

「注意してやろう」「気をつけるから大丈夫」なんていう根性論的仕事のやり方はダメです。絶対にミスをしますし、そのミスを取り戻すために多大なリソースを無駄に投入する結果になったり、信頼を失う結果になります。「注意力に依存する仕事」を洗い出してみてください。そしてそれらの仕事に対して、1)注意しなくてもできる仕事にできないか?、2)機械的にチェックできないか?、3)機械を使って人間の注意力を高めたり、負担を低減できないか?(WildLightの発想)を考えて、改善しましょう。

会社の中の人に良く見られるのは、システムのまずさを「運用で逃げる」という対処方法です。「運用」とは人間の意識や能力に依存する対処方法で、絶対にミスが出ます。「運用」という言葉に騙されず、誰がやってもミスが出ない方法になるよう改善しましょう。

11.「確認」をなくせませんか?

「確認」を無くすという意識を持つことが大切です。特に、機械やソフトウェアが出力する情報を人間が確認するという作業を定常的にやっていませんか?もし、そうでしたら、その理由を自分へ説明してみてください。例えば、前工程で人間によるデータ入力(転記作業)が行われており、不確実性を含んでいるために(後工程で)確認作業をしているのであれば、その前工程の作業で「完璧」に完了するように作業改善を行えばいいのです。機械がミスするかもしれないからという理由ならば、機械を完璧に仕上げればいいのです。

「確認」という作業は、一度追加すると問題の本質を見えなくしてしまう性質の悪い作業なので、注意が必要です。上流に汚染源があるのに、大きく広がった下流で浄化するには大きなリソース投入が必要になる。「確認」という作業を耳にしたり目にしたら、すぐに「何を確認しているのか?」「確認していることは、どこで作業されているのか?」「なぜ、そこで確実に完了できないのか?」と考える癖をつけましょう。

12.我慢してやってないか?やりづらくないか?

大切なのは「面倒くさい」と感じる気持ちを大切にすることです。やりづらくて煩雑な作業を繰り返して行っているのに痛みを感じないことに危機感を感じてほしい。人間の適応能力のお陰で不感症に陥っていないか、自分の意識の再点検も必要です。「やりづらい」とか「我慢してやってる」と感じられること自体、とても素晴らしい事です。そう感じたら、どう簡素化するかを考えればいいだけです。

みなさんの仕事を見直す一助になれば幸いです。

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作成者: Terry Saito

某社翻訳部門の中の人です。 詳細は、以下のURLよりどうぞ。 https://terrysaito.com/about/

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