昨年の翻訳祭、および一昨日開催された第1回JTF翻訳品質セミナーで配布した資料「翻訳者の翻訳品質保証マトリックス」ですが、当ブログで少し補足説明をしておきます。

翻訳会社でやっているであろう「翻訳品質保証計画」や「翻訳品質保証体系」の作成、および「翻訳品質保証工程」の設定で必要となる品質管理項目（品質保証項目）を抽出するために、私は「翻訳品質保証マトリックス」をひとつのツールとして使っています。マトリックスには、翻訳に関わるすべてのものを抽出し、それぞれをどう品質保証するかを定義して記入していきます。その際、項目抽出や保証条件定義のキーとして利用しているのが、5Mや5W2Hです。

翻訳フローの初めから終わりまで、例えば「問い合わせ」を受けてから「納品」「検収」に至るまでに関わるすべてものを、5M(Man, Machine, Material, Method, Measurement)の視点で抽出し、それらが翻訳品質に影響を与えるかの検討と、与える場合は、それらをどのように保証するかを5W2H(What, Who, Where, When, Why, How, How many)を使って定義します。マトリックスを埋めていくことで、翻訳品質へ影響を与えるすべての因子が明らかになり、それらを保証する方向性が見えてきます。 続きを読む →

昨年の翻訳祭セッションでも少し触れた「参考資料」の取り扱いについて。

クライアントや翻訳会社から、ポンと渡されて、その量も紙一枚のものから、本か？と思うほどの大量のものまで、内容も分量もさまざま。時には翻訳原稿にまったく関係のないものが混ざっていたりすることもあります。

挙げ句には、納品した翻訳物に対して「参考資料に合ってない」と怒られたり、「参考資料なんだから、そのまま写すなよ」とクレームを貰ったり、一体、どうして欲しいの？と憤慨した方も多いのではないでしょうか。

参考資料を受け取った翻訳会社(や翻訳者)が、まずすべきことは、受け取った資料が「翻訳指示」なのか単純なる「参考情報」なのかを明確にすることです。そもそも「参考資料」という言葉、特に「参考」という言葉にみんなが惑わされ、資料の位置付けを定義して合意しないまま翻訳作業に入っているところが問題です。

参考資料には概ね以下の３つの目的を持って提供されていると思います。 続きを読む →

日々受領する翻訳案件。原稿のファイル形式にはいろいろなものがありますね。マイクロソフトオフィス製品がメインになりますが、ワード、エクセル、パワーポイント、そしてときどきPDFやHTMLなども原稿ファイルとして提供されることがあります。

そういった原稿を眺めていると、ワードで作成した方が遙かに効率的で、その後の文書管理や改訂もやりやすいだろうと思うものに出会います。例えば、翻訳者さんの間でときどき話題になるのは、エクセルシートを方眼紙のようにレイアウトして作成された文書や、パワーポイントを使って作成された文書などです。エクセルを使って規程書や仕様書を作成したものをよく見ますが、１頁が１シートになっていて、おまけに１文章が数セルにボキボキ折られて入力されている。文章の修正や追加が入れば、そのセル内の文字列を修正して行の長さを目視で合わせながら、セル間で文字をカットアンドペースト。さらに、章でも移動になるものなら、その章を他のシートへ移動して１頁の長さを揃えるために他の部分をさらに移動して、そしてさらに…といった具合に複数シートが修正の対象となったりします。また、画像を入れたいからと、わざわざパワーポイントを使って文書作成されているクライアントもいます。すべての文章がテキストボックスに入っているわけで、これも改訂が入ると大変更が必要となり、どちらも作成や改訂に「やたらと工数の掛かる」文書になります。

ワードで作成した方が効率的であるにも関わらず、エクセルやパワーポイントを使用して文書作成してしまう理由には以下のようなものがあるのでしょう。

1. 昔のワープロ世代はワードが使いづらく感じていて、つい、エクセルやパワーポイントを使ってしまう。(最初から学ぶ気持ちがない。もう歳だし、新しいことが頭に入らないもん)
2. ワードの使い方を知らない。学ばない。(学ぶべきものという意識もない。)
3. スペースやタブ、そして文字を打ち込めば、とりあえず見た目は文書になるから、他の機能を知る必要がない。だから、ワードを学ぼうという気持ちにならない。(取りあえず使えてるからいいぢゃん)
4. ワードを学ぶ機会が無い。(学ぶ必要性は認識してるけど、その機会がない。)
5. 文書作成にルールがない。(何をやったって自由だ。好きなやり方でやる。)
6. ライティングの教育がない。(別に行の途中で改行したってOKでしょ？)

もし、ワードの基本的な機能を知っていれば、こういった「やたら工数の掛かる」ファイル形式を選んで文書作成することもなく、ワードで作成されるのではないかと思うのです。

あるお客さんとこの件で議論をしたことがあります。将来、文書改訂があることを分かっている文書や、翻訳が必要となる文書ならば、目的に合わないエクセルやパワーポイントの使用は避けて、ワードによる文書作成がされるよう社内教育された方が良いですよとアドバイスしました。しかし、お話を伺ってみれば、企業内にマイクロソフト製品の研修制度を持っていても、エクセルやパワーポイントの研修はあってもワードの研修は無いのだそうです。このことは逆に捉えれば、企業内で文書作成や文書管理に掛かる工数（費用）を認識しておらず、また、そのことの重要性を認識していないということになります。結構、根の深い問題なのかもしれないと感じました。

企業内で文書を作成・管理する部門の方にお願いしたい。文書作成する全社員にワードの研修も是非受けさせて欲しい。もしくは受講できるワード研修を提供して欲しい。文書作成の工数が削減されるだろうし、改訂などによる管理工数も削減することでしょう。さらに翻訳に掛かる費用も安くなるはずです。是非、ご検討を。

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翻訳者さんへ仕事を依頼する際、毎回、ディスカウントを要求する翻訳会社があるそうだ。

これ、どういう意味に捉えるべきでしょうね？

双方の合意に基づいて設定された単価があるにも関わらず、毎回値下げを要求するというのは、実質的な単価下げと同じです。

慢性的にディスカウントを要求する翻訳会社は、翻訳者の仕事の質などまったく無視だということでしょう。「あなたの仕事を評価なんかしません」ということではないでしょうか？どんなに良い品質の翻訳を納めようとも、フットワークよく対応しようとも、それらの仕事は価値が無く、値引きに値すると言ってるのでしょう。

そういう翻訳会社の頭の中は「あわよくば安く仕入れてやろう」という考えで一杯なのでしょう。頼まれると断れない、気の弱い翻訳者を食いものにしようという魂胆なのかもしれません。もし、翻訳会社の経営者が部下に対して、毎回のディスカウント要求を指示しているとしたら、なんともお粗末な理念を持った経営者だろう？ということになります。そんな会社と継続的に取引するのは、避けた方がいいでしょう。

昔、以下のような記事を書きました。

• 値引き

相手との関係やプロジェクトによって対応が変わることもありますが、そういうったものが無いのであれば、むやみやたらに値引きするものではありません。値引き要求に対して妥当性のある説明もなく、頻繁にディスカウントを要求する翻訳会社は、何かがおかしいのです。そういう値引き要求に安易に乗らず、きっぱりと拒否しましょう。その対応によっては、継続した取引は考え直した方がいいでしょう。